ISO9001/ISO14001 コンサルティング・研修
5.6.1 項  マネジメントレビュー   一般 実務の視点による
ISO9001:2000の解説  <その27>
35-01-27
5.6    マネジメントレビュー
5.6.1  一 般

[第1文] トップマネジメントは、組織の品質マネジメントシステムが、引き続き適切で、妥当で、かつ、有効であることを確実にするために、あらかじめ定められた間隔で品質マネジメントシステムをレビューすること。
[第2文] このレビューでは、品質マネジメントシステムの改善の機会の評価、品質方針及び品質目標を含む品質マネジメントシステムの変更の必要性の評価も行うこと。
[第3文] マネジメントレビューの結果の記録は維持すること(424参照)。
1. [5.6.1項]の趣旨
   本項では、マネジメントレビュー という活動の目的と内容及び特質を明確にし、トップマネジメント がこれを一定期間毎に行うべきことを規定している。
 
2.マネジメントレビュー
(1) マネジメント活動の総合的検分
   マネジメントレビューは英原文では management review である。これは一般経営用語としては見当たらないから、普通の英語としての意味を考えればよい。 ここに management は、マネジメント活動、つまり、組織の経営及び管理の“活動”という意味と、それらの任に当たる人々、つまり、経営者層や管理者層にある“人々”という意味をもつ。 management を修飾語を付けずに使用する時は“活動”を意味するのが規格の原則(ISO9000; 3.2.6 参考)であるから、この場合の management は マネジメント活動の意味である。 また、review は「見直し」であり、management review はこれら2つの名詞からなる群名詞(6)であり、文法上“マネジメント活動を見直す”の意味になる。 更に、review には「過去を顧みる」(動詞)、「一定期間の行事としての総合的検分」(名詞)がある(1)から、マネジメントレビュー は、定期的に一定期間の マネジメント活動の実績を顧みて、総合的に検分する活動のことと考えることができる。
 
(2) マネジメントレビューの意義
   品質マネジメントは、顧客満足向上を図ることに関して組織を方向づけし制御する協働の活動(ISO9000; 3.2.8)であり、その方法論は品質方針及び品質目標を定め、それら品質目標を達成する(同 3.2.2)というPDCAサイクルを廻すことであり、これにより顧客満足の継続的改善を図らんとするものである。
 
   規格はこのPDCAサイクルを、品質方針(5.3項)、品質目標及びマネジメントシステムの計画(5.4項)をそのAとし、6,7章をそのDとし、8章をそのCとして、そして、マネジメントレビューをそのAとして記述している。すなわち マネジメントレビューとは、品質方針と品質目標を満たすという観点から品質マネジメントシステムが適当か*、十分か*、有効か、効率的かを評価する活動であり、この評価によって必要な処置を決定する(ISO9000; 2.8.3項)ことが目的である。
 
(3) マネジメントレビュー の特質
   マネジメントレビューは、単なるマネジメント活動の見直し検分ではなく、品質マネジメントのPDCAサイクル のAとしての検分活動であり、英原語が含蓄するように“一定期間”の行事であることと“総合的”な検分であること、また、“非日常”の活動”であることが、その重要な特質である。
 
   マネジメントレビューでは、そのPDCAサイクルのPに基づく品質マネジメントのDと成果の測定したものCを総合的に顧みてPの通りであったかどうかを検分し、この結論のAを次のPDCAサイクルのPに反映させる。マネジメントレビューは次のPDCAサイクルの品質マネジメントを方向づけるためにある。2000年版では品質マネジメントのPDCAサイクル を、品質マネジメントシステムの確立、文書化、実施、維持、有効性の継続的改善のPDCAサイクル(4.1項) として記述しているが、品質方針と品質目標の設定はPの“確立”に相当し、マネジメントレビューはAの“継続的改善”である。品質マネジメントシステム の有効性の継続的改善とは、変化する事業環境に適応して顧客満足を実現するよう業務能力を継続的に改善、強化することである。マネジメントレビュー は、このための新たな戦略或いは方向と処置を決定することが目的である。
 
   マネジメントレビューはPDCAサイクルの最後の段階として行われる。PDCAサイクルの一巡の期間が一定であれば、マネジメントレビューは “一定期間”毎に行われる。つまり、「定期的」に行われる。
 
   マネジメントレビューでは トップマネジメントは、一定期間のマネジメント活動を全体として総合的に評価する。個別の問題の評価ではなく、品質マネジメントの全体の実績について関連するすべての要素をもれなく取り上げ、必要な様々な視点から「体系的に評価する」(ISO9000; 2.8.3)することでなければならない。このような検分により トップマネジメントは、組織の状態と事業環境を正しく把握し、次のPDCAサイクルで取り組むべき課題を抽出し、経営としての決定を行うことができる。
 
   品質マネジメントに関する状況は日々に変化するから、トップマネジメント は日常的にも判断や決定を行い、指示を出している。この中には品質マネジメント活動に大きな影響を与える重要な決定もある。しかし、マネジメントレビューは、これらの日常的に行う個々の問題に関しての評価や決定とは異なる。例えば94年版は マネジメントレビューを トップマネジメントによる「公式の」評価であると定義(ISO8402; 3.9)していたが、“公式の”という表現に非日常の、改まった機会や場で行われるという意味が籠められている。ISO/TC176の解説書(2) ではこのような特質のマネジメントレビューを“トップマネジメントが日常に起きる個別の問題はその都度解決しながら、一定期間毎にそれら個々の問題から離れて、過去を顧みて全体的にぐるりと見渡す”ことであると説明している。マネジメントレビュー は、日々に下した判断や決定を含めて一定期間の品質マネジメントの実績を改めて検分することである。
 
 
3.品質マネジメント の PDCAサイクル
(1) トップマネジメント の経営責任
   品質マネジメント活動において トップマネジメント は、顧客満足向上に必要な課題を見極め、それへの取組みを品質方針(5.3項)に掲げた上で、管理責任者(5.5.2項)の補佐を得て各層管理者を指揮し、品質方針の実現を図る諸業務の狙いや到達点を品質目標(5.4.1項)として定め、その達成のための手順を確立し資源を用意し(5.4.2項)、組織内の日々の諸業務の実行を統括する。各業務の実行状況と結果及び問題点は管理責任者からの報告(5.5.2 b)項)などにより逐次に把握し、判断を下し、処置を決定、指示して、目標の顧客満足が得られるように、部門間を調整し、品質マネジメントの諸業務を統制する。
 
   しかし、トップマネジメントは一定期間毎にはそのような日常から離れて、品質マネジメント活動の実行と成果が所期の狙いの通りかどうかを改めて総合的に検分することが必要である。これが マネジメントレビュー であり、トップマネジメント は品質マネジメントの一定期間の実行状況と成果を振り返り、自らが下した判断や決定の評価を含み、課題の選択が適切であり、方針、目標、計画は課題解決に十分なものであったか、諸業務が計画通りに実行され、計画通りの顧客満足向上が達成できたかを、総合的に評価する。マネジメントレビューは、品質方針、品質目標など計画との関係において品質マネジメントの実績を評価するものであるが、品質方針そのものの見直しを含む(ISO8402; 3.9 参考1)。 どのような製品・サービスが顧客に受け入れられるか、そのためにどのような方向で業務を行うべきなのかを決めたものが品質方針であり、事業の維持発展に必要な顧客満足が得られていなければ品質方針が適切でなかった可能性もあるからである。
 
   この検分にはまた、顧客の変化するニーズと期待を中心に事業を取り巻く諸情勢の変化の動向の評価(ISO9000; 2.8.3)を含める必要がある。顧客満足の製品の一貫した提供により事業の継続的発展を目指す組織は、「顧客のニーズと期待は変化し、競争があり、技術は進歩するから、製品とそれを生み出す業務を改善し続けなければならない」(同; 2.1)。 トップマネジメントは、必要な顧客満足がどの程度得られているかを評価し、これと変化の動向とから今後の顧客満足の在り方を見据えて、取り組むべき課題を抽出し、必要な処置を決定する。これには、将来にわたる事業の維持発展を確実にするための、戦略的決定が含まれる。これら決定の実行にはしばしば、品質方針の変更が必要となり、その後の組織は新しい品質方針の下に新たな顧客満足の目標を追求することになる。 マネジメントレビュー は、事業環境の変化に対応してトップマネジメントが、品質方針や品質目標を含む品質マネジメントシステムの必要な変更を行う基盤(5)であり、この方向や処置を決定することがマネジメントレビューの目的である。
 
(2) マネジメントレビュー の実務
   事業組織のマネジメント活動は最終的には貨幣的に認識、測定される(3)。これが会計であり、一般に、年度初めに予算編成、年度末には決算が行われる。決算では項目毎及び全体に関して、予算に実績を対比させ、差異の原因を分析し、取巻く情勢の変化と合わせて次年度の予測と課題を決める。決算は組織の全体マネジメントの活動を最終的に評価する活動であるが、品質マネジメントに関しての決算に該当する活動が規格の意図の マネジメントレビュー である。
 
   多くの組織では自身の会計年度又は暦年や国の会計年度に合わせた事業年度を設定して、年度方針や重点取組み事項、到達目標などを定めており、年度末にはトップマネジメントが実績を評価し総括する「マネジメントレビュー」 が行われている。 この マネジメントレビューは、年度方針や目標を基礎として組織の業務の全体を対象として行われる場合もあるが、規模が大きく業務が複雑な組織では、原価、品質、安全、環境、生産、売上など主要な分野については個別に別々に行われる。また、マネジメントレビューは、そのための特別の機会として行われる場合もあるが、多くは例えば、経営会議の他、原価、品質など個別の定例検討会の場で行われる。
 
   いずれの方式の マネジメントレビューでも一般に、トップマネジメントは定められた事項に関して各責任者からの報告と提案を吟味して、自らの判断や意見を表明しながら全体を総合的に評価、判断して、決定を下す。 マネジメントレビューを、関係者を集めた開かれた情報交換と議論の場とすること(ISO9004; 5.6.1)が一般的であり、トップマネジメントの意思を組織内に伝える機会として、組織内の意志統一を促進する機会として、また、トップマネジメントの顧客重視の コミットメント(5.1項)を発現する機会として活用されている(4)
 
 
4.規格要求事項とその真意 −マネジメントレビューの目的、内容、特質
(1) 定められた間隔で品質マネジメントシステムを レビュー する   [第1文 後半]
   マネジメントレビュー の原英語 management review は“品質マネジメント活動”を見直し検分することを意味する。しかし規格は、これを“品質マネジメントシステム”を見直し検分すると表現している。これは、顧客満足の製品を一貫して提供することを図る品質マネジメントを行うことを、規格は品質マネジメントの諸業務の体系たる品質マネジメントシステムに「確立、文書化、実施、維持、継続的改善」というPDCAサイクル(4.1項)を回すという考えでもって書かれているからである。また、品質マネジメントに関連する諸業務は トップマネジメントの統制の下で相互に関係を持ちながら体系的に、つまり、システムとして実行される。品質マネジメントの実行と成果の検分と品質マネジメントシステムの状態の検分とは同じことである。
 
   規格の品質マネジメントはPDCAサイクルに則った継続的改善の活動である。このPDCAサイクルのAが マネジメントレビューであり、その決定が次のPDCAサイクルのPの品質方針に反映され、引き続く顧客満足の維持、向上に向けて次のPDCAサイクルの品質マネジメントの諸業務を方向づける。
   
   品質マネジメントのPDCAサイクルは、組織の事業年度に一致させるのが普通であるから、1年毎にその期末に行われる。しかし、変化の激しい業界や事業、或いは時期においてなど、PDCAサイクル の期間をより短くしなければならない状況があり得るので、このような組織では1年より短い期間で マネジメントレビューを行うことが大切である。また、品質方針や品質目標の確実な達成を図るため、事業年度の途中、例えば半期、四半期の末に中間的な見直しを行うこともよく行われている。しかし、期間が短い場合であっても、マネジメントレビューの特質である“総合的”検分でなければ、マネジメントレビュー の目的は果たせない。
 
(2) 品質マネジメントシステム が適切、妥当、有効であることを確実にするために   [第1文 前半]
   JIS和訳の「適切性、妥当性、有効性」の原英語はそれぞれ、suitability, adequacy, effectiveness である。 英語の用法では、 suitability は目的にあっているかどうかであり、ふさわしいとか適当とかに関し、adequacy は十分であるとか不足がないとかの意味である(8)。 effectiveness は意図した通りの結果が得られるかどうかに関係し(8)、規格では「所定の活動が行われ、所定の結果が達成された程度」(ISO9000; 3.2.14)である。つまり、品質マネジメントシステム が「適当で、十分で、有効である」かどうかという意味である。
 
    この3つの言葉が相互にどのように異なるかの議論は、あまり意味がない。実際、それぞれが品質マネジメントシステムに関して実際にどのようなことを意味しているのかについては、海外文献の間でも必ずしも一致していない。トップマネジメント にとって大切なことは、組織が変化する事業環境の中を一貫して顧客満足の製品・サービスを提供する業務能力を有し、現に諸業務が品質マネジメントの方針、目標を実現するように実行、管理されているということである。これが、品質マネジメントシステムが「適当、十分、有効」であるということである。必要な顧客満足向上を図る品質マネジメントシステムとしての要件が満たされているか、顧客満足向上が図られるよう決められた通りに実行されているか、実際に顧客満足を達成しているかどうかが、適当、十分、有効の3語に籠められている。
 
   トップマネジメントは、「適当、十分、有効」の3つの観点で品質マネジメントの実行と成果を検分し、現にあり及び予見される問題に対応することによって、組織が現在も将来も顧客に受け入れられ製品・サービスを提供することが可能となる。問題への対応が“品質マネジメントシステムの有効性の継続的改善”であり、この改善の処置によって顧客満足に関して品質マネジメントシステム が常に「適当、十分、有効」であることを確実なものとすることがきる。
 
(3) 品質マネジメントシステム の改善の機会と変更の必要性の評価を行う  [第2文 主節]
   [第2文]は、マネジメントレビューで「改善の機会(opportunities for improvement)」と「変更の必要性(the need for changes)」の両方を評価する必要を規定しているが、「改善」と「変更」の違いについては規定していない。海外文献でもこの違いには触れておらず、「改善」と「変更」は同じ意味で使われている。現に何か問題があって変更する場合を「改善」と呼び、将来に備えて変更する場合を「変更」と呼ぶとも考えられるが必ずしもそうではなさそうだ。 opportunity(機会)は「特定の状況が何かを行う又はなし遂げるのを可能にする時期」(8)という意味であるが、同義語には chance, occasion の他に opening, roomが挙げられる(7)から、「改善の機会」は“改善の余地”の意味である。マネジメントレビュー とは、品質マネジメントシステムを「適当、十分、有効」であるように維持するために、改善や変更の余地があるのか、必要なのかを評価することである。
 
   マネジメントレビューでは、過去の品質マネジメントの実行状況と成果を品質方針(5.1項)、品質目標と計画(5.4項)に照らして評価するだけでなく、顧客のニーズと期待の変化、競合組織の動向、技術進歩の動向、更に、法規制の変更など事業環境の変化を把握し、それらの変化に照らしても品質マネジメントの諸業務が「適当、十分、有効」かどうかを評価し、現在あるいは将来に改善或いは変更しなければならない事項を抽出しなければならない(ISO9000; 2.8.3)。
 
(4) 品質方針、品質目標を含む品質マネジメントシステムの変更   [第2文 従属節]
  [第2文]は正確には、「このレビューは、品質方針及び品質目標を含む品質マネジメントシステムの改善の機会及び変更の必要性を評価することを含まなければならない」である。つまり、品質マネジメントシステムの改善と変更の両方に関して、品質方針や品質目標を変えなければならないかどうかも検討しなければならないということである。
 
   マネジメントレビューでは、過去の品質マネジメントの実行状況と成果を品質方針、品質目標と計画に照らして評価するのであるが、顧客のニーズと期待を読み違えてこの実現を図る品質方針の下で品質マネジメントを行った場合には、諸業務が計画通りに実行されたとしても期待したように顧客満足が得られず、例えば売上が期待以下となってしまう。このような場合は、品質方針から見直さなければならないし、品質方針はそのままでよいとしても品質目標を変更することが必要になることもある。また、品質方針、品質目標の下で所定の顧客満足が得られた場合には、次のより高い或いは異質の顧客満足を目指した品質マネジメント を行うことが必要となることもある。この場合も品質方針や品質目標の変更が検討される。
 
   更に、現在の顧客満足の程度の如何によらず、変化する内外の諸情勢への対応のために変更すべき品質マネジメントの業務の内容によっては、品質方針の変更から始めなければなければならないこともある。
 
   品質方針はどのような顧客満足をどのように満たすかの「組織の全体的な意図及び方向づけ」(ISO9000;3.2.4)であり、品質方針を変更することは新たな状況の顧客満足を追求することを意味し、これは品質マネジメントの諸業務を改善又は変更することに繋がる。品質方針や品質目標の変更は、組織が品質マネジメントシステム の有効性の継続的改善を図っている証である。
 
(5) マネジメントレビューの結果の記録の維持 [第3文]
   英原文では records from management reviews である。 結果や結論(5.6.3項)の記録だけに限らず、報告され議論に供された諸送ソ、データ(5.6.2項)や議論の中身についても含まれなければならない。 枠灼叺坪凡Oの記録には品ソ枠灼叺トの状態とそれへのトップマネジメントの意思が表されており、情報伝達の手段として関係メの閲覧に供され、また、各部門で品質目標を設定する際の参考として活用される。マネジメントレビューの議事録は通常、トップマネジメントの決定や指示の実行を管理する手段としても利用される。マネジメントレビューの記録は組織の品質マネジメントの歴史として長期間保管され、とりわけ組織が戦略的判断を行う場合にはしばしば参照される。
 
   
引用文献 (英文献及び * 印は著者による翻訳)
(1) Merriam-Webster’s Collegiate Dictionary, Merriam-Webster Inc
(2) ISO/TC176: ISO9001 for Small Businesses, ISO中央事務局,2002; p.
(3) 友杉芳正:スタンダード監査論、中央経済社、H17.12.25; p.11
(4) K.Roberts: PSI,Q7,US Standards Group on QEDS, Informed Outlook,Dec.2002;p.5
(5) C.MacNee他: Transition to ISO9001:2000, BSI Publications,2001;p.24
(6)
マイケル・スワン(金子稔他訳):現代英語用法辞典、桐原書店、1985.7.10
(7) Merriam-Webster Inc: OnLine Search,Thesaurus, www.m-w.com
(8) Oxford Advanced Learner’s Dictionary, Oxford University Press
H19.4.30(修: 5.2, 5.23) 
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